Nenuťte posluchače přemýšlet

Nic proti přemýšlivým posluchačům, jiné snad ani nechcete, ale nenuťte je přemýšlet, pokud to není potřeba, protože tím své poselství jenom zatemníte.

Tady je příklad z webu Prahy 6 Tady jsme doma:

Žvýkačky jsou svým způsobem unikátní typ odpadku. Nejen že se k povrchu, na který dopadne, pevně přilepí, ale i po jejím mechanickém odstranění na něm zanechávají viditelné mastné skvrny. Následky po žvýkačkách můžete vidět každý den na frekventovaných chodnících našich ulic. 

Městská část Praha 6 vynakládá ročně na úklid komunikací více než 62 milionů Kč. Pokud by ovšem chtěla uvést povrch takto znečištěných chodníků do původního stavu, musela by si najmout speciální čisticí stroj. Vyčištění jednoho metru čtverečního povrchu takového chodníku stojí cca 140 Kč.

zdroj

Nechme teď stranou češtinu. Problém tohoto sdělení je, že se snaží šokovat, ale nešokuje. 62 milionů a 140 jsou nesrovnatelné částky, protože jedna je za rok a druhá za metr chodníku.

Posluchač neví, kolik má Praha 6 čtverečních metrů chodníků, ani kolikrát do roka by se takové čištění muselo provádět, ba ani kolik z těch 62 milionů ročně jde na čištění chodníků.

A přitom to může být impresivní číslo. Za předpokladu, že Praha 6 musí uklízet čtvrt milionu čtverečních metrů (pražské městské části údajně spravují celkem 350 hektarů chodníků [zdroj]), by to bylo 35 milionů za jednorázové čištění.

62 milionů a 35 milionů, to už jsou čísla, kterým rozumí i ti, komu se nad vaším textem nechce přemýšlet. Místo toho můžou uvažovat o tom, co se dá za 35 milionů pořídit jiného. Přesně tolik např. stojí zajištění ročního provozu mateřských školek na Šestce.

Ale abychom to nezakecali: když žvýkačku, tak do koše!

Očekávání a překvapení

Na konferenci Euruko 2008 měl hlavní přednášku Yukihiro Matsumoto (Matz); mluvil o historii, současnosti a budoucnosti programovacího jazyka Ruby.

Přednášená historie bývá nudná, zvláště ta na slajdech. Matz se s tím vyrovnal nečekaně dobře. Nejprve ukázal obrázek babylonské věže. K tomu řekl: "Před čtyřmi tisíci lety lidé ztratili pravý, dokonalý jazyk. Od té doby se jej snaží opět nalézt."

Pak udělal chvilku pauzu. Na dalším slajdu bylo jediné slovo: Fortran. Celá aula se začala smát. Matz si své posluchače získal - v tu chvíli byli všichni jeho a mohl jim říct cokoli. Řekl jim o historii Ruby.

Metoda očekávání a překvapení provedená tímto způsobem vede ke vtipu. Často je ale očekávání a překvapení používáno ve své klasické, obrácené podobě: Nejprve obrázek, potom slovo.

Tedy: Ukážete slajd s fotografií něčeho, co s přednášeným tématem vůbec nesouvisí. Posluchače to zarazí - proč nám to ukazuje? A vy na nevyslovenou otázku hned reagujete a řeknete svou asociaci. Posluchačům se to spojí, zapamatují si to, protože očekávali, že jim to vysvětlíte. Byli připraveni vnímat.

Nepamatuji si, co přesně jste říkali, ale chci s vámi spolupracovat

V pátek jsem školil, jak prezentovat. Pochopitelně jsme mluvili i o tom nejdůležitějším - o poselství.

Přestože jsem o něm mluvil vlastně jen velmi vágně (během osmi hodin se toho nedá moc stihnout, pokud chcete věnovat dostatečný čas praktickým cvičením), kořínky to zapustilo.

V jednom ze cvičení jsem po účastnících školení chtěl, aby vytvořili prezentaci na téma Firemní hodnoty. To často sklouzává k nudnému papouškování balastu, který se válí někde na intranetu. Přednášející neví, proč to vlastně přednáší, a posluchači nechápou, proč tu vlastně sedí a trpí.

Tentokrát se to ale geniálně povedlo. Po prezentaci jsem nebyl schopen vyjmenovat jednotlivé firemní hodnoty, ale věděl jsem, že jsou to hodnoty kompatibilní se mnou a že se společností, která tyto hodnoty zastává, chci spolupracovat.

Nápad prezentace byl jednoduchý: Kvíz ve stylu "Chtěli byste, aby vaši partneři byli..." A pak odpovědi A, B, C, kde první dvě odpovědi byly buď vtipně nesmyslné nebo v sobě měly onen nepříjemný pocit, že takhle by to být nemělo. Odpověď C byla správná, a byla to právě ta prezentovaná firemní hodnota, na dalším slajdu podrobněji rozebraná.

Poselství bylo tentokrát dobře pochopeno: Není cílem nabušit do posluchačů konkrétní hodnoty, ale pomoci jim pochopit, co pro ně tyto hodnoty představují.

Proč vznikají špatné prezentace

Napadají mě hned tři důvody, proč může vzniknout špatná prezentace:

• kvůli neznalosti pravidel
• kvůli nedostatku času
• kvůli lenosti

Neznalost pravidel znamená, že se sice snažíte vytvořit prezentaci co nejlepší, ale vaše úsilí je chaotické. Pokud pravidla znáte a dokážete se jimi řídit, je život najednou snažší, protože víte, jakou můžete očekávat reakci. Víte, co funguje, a víte, co nefunguje.

Nedostatek času a lenost (přeberte si sami, v jakém poměru) vedou k tomu, že místo samotné prezentace zapisujete do slajdů osnovu, ujasňujete si, o čem chcete mluvit, kopírujete celé věty, abyste je pak mohli předčítat, a v nejhorším případě do slajdů vkládáte odstavce a odstavce textů a tabulky z dokumentů, které jste už kdysi sepsali.

Ve výsledku získáte něco, co vám jistě před publikem pomůže vyhrazenou dobu plynule mluvit, případně nenápadně ukazovat, jak jste chytří a kolik je za tím vším prezentovaným skryto práce.

Nezískáte ale prezentaci. Nedostanete svou myšlenku k adresátovi.

Dva dřepy

Na první pohled to vypadá hloupě, ale opravdu to funguje: Před prezentací udělejte dva dřepy. Rozproudí se vám krev, dostanete ze sebe trochu stresu, nabudí vás to.

Většina prezentací totiž začíná mdle. Trochu se bojíte, trochu se stydíte, nevíte přesně, jak začít. Až po několika minutách se uvolníte v ramenou, hlas přestane přeskakovat, konečně dokážete říct, co jste chtěli.

Drobná fyzická aktivita před prezentací vám pomůže ty ošklivé úvodní minuty přeskočit. Nemusíte do sálu naběhnout jako svého času Steve Ballmer, ale trocha akce neublíží.

Ostatně, na dřepech je založen i jeden úspěšný cvičební program.

První kroky

První krok máte za sebou: Podívali jste se na tento web.

Prvním krokem je totiž přiznání a ochota. Přiznání, že je něco špatně, a ochota s tím něco dělat.

Pokud tedy souhlasíte s tím, že nevytváříte nejlepší prezentace na světě a že jsou v nich možná chyby, které ztěžují nebo dokonce znemožňují vašim posluchačům pochopit, co chcete říct, začali jste velmi správně. A pokud jste se dokonce rozhodli tento stav změnit k lepšímu, co mohu chtít víc?

Přiznání vlastní chyby je totiž velmi těžké. Mluvil jsem po jedné přednášce s přednášejícím a ptal se jej, proč název a anotace jeho přednášky vzbuzovaly dojem, že bude řeč o nástrojích objektového programování obecně, a přitom se mluvilo pouze o nástrojích specifických pro jazyk Java.

Přece tam nebudu psát, že jde jen o Javu, odvětil mi, to by sem ti, kteří programují v C++, vůbec nepřišli!

Nelhat posluchačům je skoro stejně těžké jako přiznat chybu.

Snaha zlepšit svou prezentaci, to není pouze služba posluchačům. Především by to mělo pomoci přímo vám. Protože — vaše prezentace přece má nějaký účel, chcete něčeho dosáhnout, posluchače o něčem přesvědčit.

S pečlivě připravenou prezentací se vám to povede lépe.

Odkud jsou všechny ty rady?

Jsou odněkud opsané? A pokud ne, proč jsou zdarma?

Jistě, mohl bych o prezentacích napsat knihu a za tučný peníz ji prodávat, protože co je zdarma, to je podezřelé. Ale nechce se mi. Pokud se vám to nepozdává, jistě se takové knihy dají koupit. Ale nemohu vám žádnou doporučit, protože jsem žádnou z nich ještě nečetl (což není nic k chlubení).

Někdo musí být filantrop. Všechno je to z mé hlavy, otázkou zůstává, jak se to do té hlavy dostalo.

Především tak, že jsem spoustu prezentací musel sám vymyslet, že jsem o nich přemýšlel a diskutoval s kolegy a přáteli. Většina těch prezentací totiž nebyla dobrá, a některé z nich byly opravdu hodně špatné. Přínosné byly zejména diskuse s Rudolfem Krylem, Petrem Štěpánkem a Václavem Jirovským.

Klíčová a naprosto neocenitelná pak byla setkání s Michalem Chytilem na jeho seminářích.

Nejen vlastními, ale i cizími chybami se člověk učí. Sem lze započítat tu přehršel prezentací a přednášek, které jsem slyšel. Některé z nich byly přímo esencí všech možných prohřešků.

A konečně posledním zdrojem inspirace pro mě byl Internet. Tedy alespoň některé jeho části.